Блог

Как не забыть о важном?

Независимо от того, проводите вы первое мероприятие или пятидесятое, планирование событий — всегда стрессовый опыт. Но, к счастью, можно упростить себе работу. Например, выбрав платформу для продвижения мероприятий и продажи билетов или воспользовавшись советами нашего блога (например, как заявить о своем мероприятии). Вот еще порция полезной информации в копилку ответственного организатора — как правильно составить чек-лист.

Начинайте как можно раньше
Как только стало понятно, что мероприятие состоится, следует приступать к организационным моментам. Составлять список нужно как минимум за 4-6 месяцев до даты проведения.

1. Установите цели и задачи
    Какова цель и тема вашего мероприятия?Сколько людей вы хотели бы видеть в качестве посетителей?Где находится желаемое место проведения?Сколько вы хотите заработать?Сколько будут стоить билеты



    2. Сформируйте примерный бюджет
    Воспользуйтесь подсказками блога Ticketforevent, чтобы эффективно составить план расходов.

    3. Выберите дату
    Постарайтесь подобрать удобный для потенциальной публики день и охватить таким образом больше посетителей

    4. Выберите место, помещение и подрядчиков
      Какое место больше всего подойдет под мероприятие?Будет ли посетителям удобно добираться?Хватит ли всем места?Нужен ли Wi-Fi?Есть ли в выбранном месте вся необходимая инфраструктура?



      5. Найдите спикеров
        Приступите к поиску докладчиков, чьи темы интересов совпадают с темой вашего мероприятияПросмотрите список еще раз, присматриваясь к каждому из потенциальных спикеров с точки зрения публикиВремя предлагать сотрудничество



        6. Приступайте к поиску спонсоров
          Определите, что вы можете предложить партнеру
          Найдите спонсоров, которые уже сотрудничали с подобными вашему мероприятиямиСоставьте список конкретных лицОпределите рыночный курс вашего спонсорского пакета



          3 месяца до мероприятия: погружаемся в организацию

          Вы в общих чертах подготовили свое мероприятие, и теперь необходимо обновить бюджет с учетом последних оценок и расценок.

          7. Определитесь с составом спикеров
            Составьте конечный список участниковПолучите информацию и фотоПозаботьтесь о транспорте и жилье для докладчиков, если в этом есть необходимость



            8. Уладьте дела с финансами
              Выберите билетный сервисОпределите спонсорский взносУстановите цены на билет (разбейте на категории, если это предусмотрено)



              9. Не забывайте о виртуальности
                Создайте сайт мероприятия или обновите уже существующийУбедитесь, что сайт справится с резким увеличением трафикаПроверьте адаптивность дизайна под различные устройства (сайт должен выглядеть хорошо как на компьютере, так и на экране смартфона или планшета)Подключайте email-маркетинг и социальные сетиСделайте ранние покупки билетов более привлекательными для пользователейАктивно ведите блогСоздайте промо-видео



                10. Продвигайте оффлайн
                  Постеры, баннеры, реклама в метро — а что ближе вам?У вашего мероприятия есть маскот (персонаж-талисман)? Пригласите аниматора и организуйте "живую рекламу"



                  11. Утвердите детали по месту проведения
                    Самое время проверить, все ли в порядке с юридической точки зрения: специальные разрешения, лицензии, страхование и прочееОбсудите фуршет с кейтеринговой компаниейПереговорите с охранной службойСоставьте план расстановки (схему зала)



                    12. Набросайте расписание
                    Возможно, сейчас будет немного сложно составить четкий график, но примерный план событий поможет вам структурировать уже имеющуюся информацию.

                    2 месяца до мероприятия

                    13. Напомните о дне Х:
                      ПосетителямСпикерамСпонсорамПодрядчикам



                      14. Еще больше рекламы
                        В социальных сетяхВ блогеЧерез рассылкуЧерез сервисы google



                        1 неделя до мероприятия

                        15. Завершите оформление расписания
                          Убедитесь, что у всех людей, которые участвуют в проведении мероприятия, одинаковое расписание



                          16. Подтвердите сроки для каждого из подрядчиков
                            КейтерингПоставка оборудованияДекорированиеДругие службы, с которыми вы сотрудничаете



                            За день до мероприятия

                            17. Проведите последние приготовления
                              РепетицияРасположение фурнитуры, стендовСоответствие зала разметке



                              18. Финальное промо
                                ПисьмоПост в соц. сетиПриглашение представителей медиа



                                После проведения мероприятия

                                19. Проведите комплекс действий
                                Подробнее о действиях после события мы писали здесь.

                                20. Отметьте успех с командой
                                Вы прошли вместе нелегкий путь, поздравляем. Почему бы не отпраздновать?