Блог
Организация

С какими вызовами сталкивается организатор

Работа организатора мероприятий полна неожиданностей и, к сожалению, не все они относятся к разряду приятных. Порой ивент-менеджер сталкивается с вызовами, от которых напрямую зависит успех его мероприятия. Но без трудностей нет места росту, а значит каждый проблемный момент — это шанс прокачать профессиональные навыки, научиться чему-то новому и стать немного лучше.

В статье собраны 8 распространенных вызовов, с которыми может столкнуться как опытный специалист, так и новичок в ивент-индустрии.

Отсутствие реального опыта работы
Это проблема, с которой сталкиваются все организаторы-новички. Но не стоит отчаиваться — даже самые квалифицированные специалисты также начинали с самого начала и постепенно, шаг за шагом и мероприятие за мероприятием, накапливали драгоценный опыт.

    Найдите компетентный ресурс, который будет освещать последние новости, тренды ивент-индустрии, а также публиковать обучающие материалы, которые вы сможете использовать в своей работе (например, блог Ticketforevent).Выберите для себя одного-двух наставников. Организатор с хорошим опытом в планировании мероприятий или в импровизированном решении проблем может оказать помощь, когда возникнет проблема. Честно расскажите такому человеку о своих переживаниях и попросите разрешения звонить или писать при возникновении трудностей.Следите за анонсами обучающих мероприятий для организаторов и по возможности посещайте их в свободное от работы время — однозначно не будет лишним.



    Нехватка персонала

    Дефицит кадров — серьезная проблема для мероприятий. И часто она становится очевидной тогда, когда уже слишком поздно что-либо предпринимать. Поэтому следует заранее думать о том, как предотвратить такой исход. Также важным моментом является квалификация персонала — большое количество людей, которые не понимают, что делать, тоже не лучшее решение.

    Что следует предпринять?

      Обсудите с каждым партнером, понадобится ли ему дополнительная помощь во время проведения мероприятия.Выпишите названия ролей или функций вместе с подробным описанием того, за что они будут нести ответственность.


      Перерасход средств
      Составление бюджета — вызов номер один для большинства организаторов. Поэтому если у вас есть беспокойство по этому поводу, можете вздохнуть спокойно и вспомнить, что это не уникальная проблема.

      Во время подготовки постоянно происходят незапланированные изменения или появляются дополнительные расходы. Сравните предыдущие бюджеты мероприятий и оцените, что вы можете сделать лучше в этот раз.Также очень важно убедиться, что вы оцениваете все запросы на изменения, связанные с событиями, с точки зрения того, как они повлияют на ваш бюджет и график.


      Забываете отслеживать изменения
      Организатору мероприятий крайне важно записывать все изменения, которые происходят в процессе подготовки. Человеческая память — инструмент мощный, но не всегда надежный, поэтому блокнот или приложение для наблюдения за прогрессом будут весьма кстати.

      Также не забывайте сообщать об изменениях команде, а лучше — работайте в одной виртуальной среде, где каждый участник сможет отмечать свои успехи и видеть проделанную работу своих коллег.


      Нет запасного плана
      Подстраховка нужна даже самым опытным специалистам. Ведь не всё зависит от нас — есть множество внешних факторов. Помимо плана Б, продумайте планы В, Г и Д. Хорошо, если обойдется без запасных вариантов. Но в случае, когда что-то идет не так, несколько дополнительных опций поможет вам максимально быстро сориентироваться в том, как лучше всего поступить в сложившейся ситуации.


      Программа мероприятия
      Вы можете составить супернасыщенную программу — из самых лучших побуждений, разумеется, но помните о том, что людям потребуется время на то, чтобы немного отдохнуть.

        Определите свободное от любых активностей время;Установите четкое время для обеда или кофе-брейков;Если само по себе событие требует много времени на проведение, разбейте его на несколько частей, чтобы гости не чувствовали себя выжатыми и получали от присутствия пользу.




        Недостаточно много времени на подготовку или сбор в день проведения
        Для посетителей будет предпочтительнее, если они придут на уже готовую к проведению локацию. Поэтому так важно дать как себе, так и вашим партнерам достаточно времени на то, чтобы подготовиться уже на месте. Также вы можете обнаружить, что помещение также арендовано под другие мероприятия, до или после вашего, что может сильно повлиять на планы.

        Заранее обдумав и пообщавшись со всеми участниками процесса, вы сможете быть уверены наверняка, что мероприятие пройдет гладко на всех этапах.


        Нет согласованности с подрядчиками
        Вы можете быть уверены в том, что, договорившись заранее с подрядчиками, можно больше ни о чем не волноваться. Данная ошибка также довольно распространена. Никогда нельзя знать наверняка, что может произойти — например, случаются непредвиденные семейные обстоятельства или просто попадется не очень надежный подрядчик. Пообщайтесь с партнерами еще раз, за 48 часов до мероприятия. Так вы защитите себя от возможных эксцессов.