Блог

Как провести мероприятие с минимальным бюджетом

Организация мероприятия отнимает много времени и усилий, а еще она требует немалых финансовых вложений. Без определенного бюджета, который покроет необходимые и возможные расходы, вы не сможете реально приблизиться к качественному проведению.

Но большой бюджет — не обязательное условие. На самом деле, ограниченность средств дает больше воли воображению, ведь нужно искать альтернативные способы решения проблем. При правильном подходе вы получите максимум результатов, затратив при этом минимум ресурсов. Вот несколько идей, которые помогут вам сэкономить.

Меньше не значит хуже
Небольшие мероприятия тоже могут быть эффективными. Один из способов снизить расходы — запустить небольшое событие вместо масштабного. Не знаете, как это может помочь?

Начнем с того, что вы приглашаете меньшее количество участников, а значит вам не понадобится большое помещение — расходы на аренду и обслуживание местоположения уменьшатся. Далее, вы тратите меньше на фуршет или кофе-брейк. Также из-за того, что потребуется меньше ресурсов, аудиовизуальное оборудование будет стоить дешевле.

И наконец, привлечение небольшого числа людей повлечет за собой минимальные траты на рекламу и продвижение. Но есть и обратная сторона — придется тщательнее продумать маркетинговую стратегию, чтобы привлечь ту самую специфическую аудиторию.

Помните и о том, что на маленьких мероприятиях вы сможете лучше передать запланированные сообщения и выстроить более тесное общение с публикой.

Где бы провести?
И вот вы приняли решение организовать небольшой ивент — двигайтесь дальше в этом русле. Нужно ли арендовать целое помещение или вы обойдетесь отдельной комнатой? Сегодня без труда можно найти залы под любые потребности и с нужным оборудованием по привлекательным для организаторов ценам. Уделите время внимательному поиску — вы будете приятно удивлены выбором вариантов.

Нет бумаге
Расходы на полиграфию занимают внушительную строку расходов. Ограничьтесь действительно необходимыми вещами для посетителей и позвольте технологиям взять верх над бумагой. Поместите всю полезную информацию (детали чек-ина, расписание, место проведение и другое) в магазине билетов или на видном месте на собственном сайте. Чтобы получить больше пользы, убедитесь, что есть оптимизация под мобильные устройства.

А что с оборудованием?
Большая часть бюджета мероприятия уйдет на оборудование. Вы можете немного снизить расходы, оставив в списке только самое необходимое. Как? Вот несколько примеров:


    проводите мероприятие в дневное время, чтобы был доступ к естественному освещению


    если предусмотрен стрим мероприятия, используйте смартфон вместо камеры (к счастью, возможности современной техники более чем пригодны для этого)


    используйте меньше экранов (при условии, что все участники смогут хорошо видеть презентации или другой визуальный материал)


    Как продать билеты?
    Создайте магазин мероприятия на сайте Ticketforevent. На сколько посетителей рассчитан ваш ивент? Задайте количество билетов и их цену, укажите всю необходимую информацию. Поделитесь ссылкой на созданный магазин билетов удобным вам способом. Как продать еще больше билетов?


      Добавьте мероприятие в каталог Ticketforevent. Посетители сайта смогут найти ваше событие среди других, отфильтровав результаты по типу, времени и городу.


      Используйте виджет. Если у вас есть сайт мероприятия, вы можете встроить специальный веб-элемент, через который вы сможете продавать билеты.


      Подключите партнерскую программу. Пригласите партнеров, которые смогут привлекать посетителей, используя специальную ссылку, по своим каналам.


      Почему Ticketforevent? Это выгодно — низкая комиссия за услуги и множество возможностей для реализации. Более того, если билеты на мероприятия бесплатны, комиссия не снимается.

      Подключите воображение, чтобы организовать полезное и интересное мероприятие для своей публики без лишних затрат. Это может быть серьезным вызовом, но также и полезным опытом. Успехов!