Блог
Организация

Как работать с подрядчиками

Одним из основных принципов эффективного управления событиями является ориентация деятельности компании на взаимовыгодные партнерские отношения с поставщиками. Ведь продумать идею и концепт проведения, определиться с датой и местом — это малая часть пути. Львиная доля задач ложится на плечи ваших многочисленных партнеров. Поэтому к выбору подрядчиков следует относиться более чем ответственно. В этой статье мы расскажем вам, кто такие подрядчики и «с чем их едят».


Почему важно установить хорошие партнерские отношения?
Стабильность и взаимное уважение – краеугольный камень, на котором должны строиться отношения организатора мероприятия и подрядчика. От этого зависит качество поставляемой продукции или сервиса, соблюдение сроков доставки, сокращение времени на улучшение существующего продукта или сервиса, участие в разработке дизайна и прочее. Надежный список подрядчиков — это всегда возможность выбора.


Виды подрядчиков
Чтобы выстроить отношения с подрядчиками на долгосрочной основе, следует четко понимать, кто вам нужен постоянно и что из вещей (услуг) потребуется в больших количествах. Вот несколько видов поставщиков услуг, которые тесно сотрудничают с организаторами мероприятий:

    Фотограф, оператор видеосъемки;Дизайнер, флорист;Кейтеринговое агентство, бармен, владелец магазина;Специалист по транспортным перевозкам.



    Это своеобразный фундамент любого мероприятия, но, разумеется, список подрядчиков для каждого организатора будет индивидуальным. Всё зависит от масштабов проводимого события, целей проведения и бюджета.


    На что следует обратить внимание при выборе подрядчика?
    Множество растущих компаний фокусируются на одном преимуществе своих поставщиков — на цене. И цена, безусловно, важна, когда вы выбираете поставщиков, которые будут сопровождать вас по мере развития вашего бизнеса. Но.помните также, что подрядчики занимаются бизнесом, чтобы получить прибыль. Если вы спорите по поводу каждого чека, выбиваете скидки на всё, что они вам предлагают или не оплачиваете услуги не в оговоренные сроки, не удивляйтесь, если вам перестанут звонить.

    Еще одним ключевым фактором после цены в поставщиках является надежность. Хорошие поставщики привезут необходимые вещи в нужное время, место и в нужном количестве. Иногда самыми надежными партнерами являются крупные поставщики. У этих компаний есть ресурсы и план на случай непредвиденных обстоятельств, так что если что-то пойдет не так, они все равно смогут выполнить свои обязанности перед вами. Однако не отвергайте небольших поставщиков. Если вы крупный клиент для маленькой компании, то получите больше внимания. Также подумайте над тем, чтобы разделить свои заказы между несколькими маленькими фирмами.

    Стабильность также является важным индикатором. Наверняка вам захочется сотрудничать с подрядчиками, которые находятся в бизнесе уже длительное время и постоянно занимаются одним направлением. Но не стоит категорично отвергать услуги новичков, ведь вас могут ждать действительно интересные предложения. Любая крупная компания стояла у истоков и тоже начинала с малого.

    Не забудьте о расположении. Заказ от поставщика, который находится удаленно от вас, может долго направляться в ваш город, а также потребует дополнительных трат за доставку. Разузнайте, как долго будет идти посылка. Если нужно получить что-то как можно быстрее, поставка издалека может представлять собой настоящую проблему. Также не забудьте ближе познакомиться с условиями доставки конкретной компании. Например, может оказаться, что при заказе такого-то числа товаров поставщик доставит его бесплатно. Однако, если есть альтернативы поближе, есть смысл остановиться именно на них.

    И, наконец, компетентность. Преимуществом для вас будет получение самых актуальных и качественных продуктов и услуг, вовремя, без "накладок" и по привлекательным для обеих сторон ценам. Также, если вы предоставляете компании площадь для розничной продажи, понадобятся хорошо обученные специалисты реализации товаров. У таких подрядчиков должно быть реалистичное отношение к вам, их клиенту, и желание двигаться навстречу.


    Где найти подрядчика?
    Когда вы приступаете к поиску нужных людей, в идеале вы хотите найти надежных партнеров на долгосрочной основе. Поэтому важно сделать некоторый предварительный поиск, чтобы найти специалистов, которые соответствуют вашим потребностям и целям. Также не помешает создать список из всех поставщиков, с которыми вы столкнетесь, на всякий случай (даже если сейчас их услуги не пригодятся, в будущем вам не придется заново искать).

    Расспросите арендатора. Если вы уже определились с помещением, спросите у вашего арендатора, есть ли у него контакты нужных вам поставщиков. Распространенной является ситуация, когда у хозяина арендуемой площади уже есть список проверенных партнеров.

    Проведите «киберслежку». Проще говоря — погуглите. Без фанатизма — вам нужна информация только о профессионализме выбранного кандидата. Это особенно важно, если вы сталкиваетесь с подрядчиком впервые и совсем ничего о нем не знаете. Найдите информацию о том, когда основана компания, просмотрите портфолио, почитайте отзывы.

    Получите рекомендации. Расспросите клиентов, партнеров, коллег: это лучший способ найти подрядчиков с хорошей репутацией (или обойти стороной ненадежных товарищей).

    Будьте начеку. Посещая мероприятия, понаблюдайте за тем, как поставщики на площадке предоставляют свои услуги, попросите визитку или перекиньтесь парочкой слов о деятельности компании.

    Как понять, что пора менять поставщика?
    Больше — не значит лучше. Особенно если, несмотря на большое количество подрядчиков, качество услуг хромает. Избавившись от проблемных поставщиков, вы быстро увеличите эффективность всей кампании. Как понять, что нужны перемены?

    Ненадежность. Когда поставки подрядчика запаздывают, приходят не в том количестве, повреждены или испорчены, есть смысл задуматься о другом партнере. Однако, у каждой компании время от времени случаются проблемы, поэтому прежде чем разрывать окончательно отношения, поинтересуйтесь причинами. Поставщики могут переживать временные трудности из-за внедрения новой линии продуктов, модели поставки или программы тренировок. Если вы будете поддерживать подрядчика в трудный период, то также сможете рассчитывать на его поддержку и понимание в трудную минуту.

    Отсутствие конкурентоспособности. Когда конкуренты вашего поставщика начнут предлагать вам более выгодные условия для сопоставимых товаров, чем у вашего существующего партнера, есть повод задуматься. Поговорите с существующим поставщиком. Если подрядчик не желает идти на встречу и настаивает на собственных условиях, возможно, пришло время принять предложение от конкурирующих поставщиков.

    Закрытость. Некоторые поставщики разрешат вам посетить производство, пообщаться с рабочими, задавать вопросы менеджерам и даже исследовать финансовые отчеты. Именно к такому партнерству и следует стремиться. Чем больше вы знаете о подрядчиках, тем лучше вы сможете понимать, продолжать ли сотрудничество с ними. Если они отгораживают вас от себя, возможно, общение следует прекратить.

    Незапланированные расходы. Конечное число в инвойсе — только начало расходов. Для начала потребуется составить спецификации, оформить запрос предложений, оценить их, проверить рекомендации и иным образом квалифицировать своих поставщиков. После этого потребуется разместить заказ, обсудить сроки, проверить товары по прибытию, а также предпринять действия при дефиците, повреждениях и других проблемах. И наконец, может потребоваться обучение персонала либо приобретение дополнительного оборудования. В то время как определенные расходы несущественны и естественны, некоторые ведут к конкретному поставщику. Если слишком много затрат прибавилось к начальной стоимости необходимого товара, обратитесь к другим поставщикам или еще раз обсудите условия с существующими.


    Долгосрочные отношения с подрядчиком позволяют клиенту оптимизировать средства и ресурсы, поскольку нет необходимости пересматривать, переучивать или увеличивать персонал. Ко всему прочему, работа с кем-то на постоянной основе уменьшает риск непредвиденных обстоятельств и каждая сторона получает выгоду.