организация
Такое важное слово "бюджет"
Как подготовиться к мероприятию материально, не страдая при этом морально
Организованность важна во всем. Особенно когда дело касается денег. Особенно если деньги не ваши, а спонсорские, и за них впоследствии придется отвечать.

Вы новичок в организации мероприятий? А может быть, работаете в сфере уже не первый год? Как в первом, так и во втором случае, планирование бюджета мероприятия поможет вам оставаться организованным и подготовленным к любым запросам клиентов.

1. Отследите стоимость аренды помещения. Планируя само мероприятие и встречаясь с представителем, позаботьтесь о всех предполагаемых платежах, связанных с арендой пространства.

2. Оцените стоимость кейтеринговых услуг. Этот пункт включает в себя все затраты на еду и напитки. Бюджет на фуршет может раздуваться или уменьшаться — управляйте им с осторожностью.

3. Рассчитайте примерные расходы на перевозку. Аренда транспорта, оплата услуг водителей и грузчиков, топливо и другое.

4. Не забывайте о декоре. Создание уютного пространства жизненно необходимо — независимо от того, какое мероприятие вы проводите.

5. Учитывайте продвижение. А вы знаете, что организаторы успешных мероприятий не скупятся на рекламу и готовы вложить в маркетинг до 40% всех средств? Правильно выстроенный маркетинг помогает привлечь аудиторию, а ведь именно ради посетителей вы работаете, не так ли?

6. Расходы на полиграфию. Не забудьте о затратах на печать — приглашения, бейджи, буклеты и памфлеты, рекламные афиши и баннеры являются неотъемлемой частью каждого ивента.

7. Запишите взносы за оборудование и развлекательную программу. В данную графу внесите стоимость аренды или покупки необходимого для проведения оборудования и гонорары для приглашенных звезд (спикеров, музыкантов, шоу-программ).

8. Статья расходов на подарки/раздаточный материал. Есть одно хорошее (но не обязательное к выполнению) правило, которое следует помнить каждому организатору: порадуйте гостей приятным сувениром на память.

9. Другие возможные расходы.
Если какие-то действия не попадают под одну из категорий, смело создавайте новый пункт «Другое».

10. Учитывайте непредвиденные обстоятельства. Будьте готовы к форс-мажорам не только морально, но и материально. Отложите про запас небольшую сумму.

11. Прогнозируйте доход. Вам важно понимать, окупится ли проводимое мероприятие. Есть один простой, но эффективный способ прогнозирования — анализ уже проданных билетов. Ticketforevent дает возможность каждому организатору держать руку на пульсе и оперативно отслеживать продажи в личном кабинете.

12. Суммируйте фактические расходы. Итак, вы провели мероприятие. Подведите итоги по вышеуказанным категориям и задокументируйте фактический бюджет. Для чего это нужно? Не только для отчета, но и для дальнейшей работы. Ведь, проведя осмотр ошибок, можно сделать процесс организации будущих событий более эффективным и менее затратным.

Куда записать план? Тут всё зависит от вашего удобства. Если вы консервативны, вашими помощниками станут старые добрые блокнот, калькулятор и ручка. Не представляете своей жизни без технологий? На сегодняшний день существует множество мобильных и десктопных приложений на любой вкус. Как показывает практика, многим организаторам удобнее всего пользоваться таблицами Excel.

Не откладывайте в долгий ящик работу над бюджетом. Эта унылая на первый взгляд задача жизненно необходима на начальном этапе. Будьте щедры на детали. Чем более скрупулезно вы подойдете к этому вопросу, тем точнее будет конечный результат.

Планирование бюджета — важная составляющая организации каждого мероприятия. Планируйте, чтобы избежать потерь и приумножить доход. Успехов!


Подпишитесь на рассылку