Практические советы
организации деловых мероприятий
Подпишись на самые свежие новости
Write Close
Close
Будь первым, кто узнает ВСЕ :)
Организация запоминающегося мероприятия - это очень большой труд, ведь его подготовка требует очень детального планирования. И не имеет никакого значения, проводите Вы конференцию, семинар или день клиента, отводится на подготовку event'a несколько недель или Вы готовитесь к нему весь год - успех Вашего мероприятия именно в деталях. Мы собрали для Вас небольшие советы, которые помогут Вам в планировании идеального события.

С чего же стоит начать планирование мероприятия?

1. Определитесь с целевой аудиторией. Перед тем как Вы начнете двигаться дальше, стоит четко определить Вашу аудиторию. Ведь именно этот шаг является одним из первых на пути к подготовке успешного мероприятия. Как только Вы идентифицируете, кто будет на Вашем событии, можете приступать к определению формата мероприятия, контента, ценообразования, локации и т.д. Этот структурированный подход поможет Вам быть сфокусированным и сконцентрироваться на достижении Ваших основных целей.
2. Создайте список со всеми деталями. Включите в список все, начиная от освещения и транспорта до контента, ведь когда Вы для себя принимаете решение организовать event, абсолютно все имеет значение! Помните, что посетители будут ассоциировать с Вашим брендом каждую деталь мероприятия.
3. Четко сформулируйте цель мероприятия. До старта планирования успешного мероприятия ответьте для себя на вопрос: «Зачем я это делаю, какова основная цель и идея?» Потому как каждое последующее принятое Вами решение будет напрямую зависеть от ответа на этот вопрос. Цель мероприятия – лидогенерация? Увеличение лояльности со стороны ваших клиентов? Повышение узнаваемости вашей компании? Или же Вы просто хотите заработать денег (что тоже отлично)? Убедитесь, что вся Ваша команда понимает цель.
4. Анализируйте дату проведения мероприятия. Изучите расписание аналогичных мероприятий в Вашей индустрии. Проверяйте внимательно календарь. Убедитесь, что Ваше мероприятие не пересекается с другими, а также не выпадает на период каникул и отпусков.
5. Будьте готовы проявить гибкость. Погрузившись в организационные вопросы мероприятия, Вы можете столкнуться с увеличением аудитории, необходимостью изменения локации и многими другими ситуациями, которые не входили в Ваши планы. Просто будьте готовы к тому, что такие ситуации могут возникнуть и потребуется проявление гибкости с Вашей стороны.
6. Ставьте цель своего мероприятия по SMART. Всегда начинайте со стратегии. Точно так же как с построением собственного бизнеса, Ваш event должен начинаться с сильной, содержательной и измеримой стратегии. Мероприятия - это прекрасная возможность продемонстрировать свой бренд, взаимодействовать со своей целевой аудиторией, получить обратную связь.

Бюджет мероприятия


7. Разработайте финансовый план своего мероприятия и оцените расходы. Важно знать каким образом Вы будете оплачивать расходы на мероприятие. Существует множество вариантов оплаты расходов на проведение event. Это могут быть спонсорские средства, продажа билетов на мероприятие, маркетинговые бюджеты – или комбинация всех трех. При планировании бюджета мероприятия необходимо оценить какая реальная сумма может быть получена от каждого источника.
8. Составьте список всех статей расходов. Зачастую бюджет мероприятия оказывается больше той стоимости, которую Вы планируете потратить при первоначальном планировании. Параллельно составьте список услуг и продукции, которую могут предоставить спонсоры. Чем больше Вы взаимодействуете с другими брендами и партнерами, тем больше средств Вы сэкономите.

Маркетинг


9. Создайте детализированный маркетинговый план
10. Живите своим мероприятием. Чтобы не остаться одному на своем мероприятии будьте вовлеченным, работайте с аудиторией без остановки, привлекайте, вовлекайте больше и больше.
11. Покажите посетителям ценность своего мероприятия. Что получит посетитель после Вашего события? Расскажите о контенте, о спикере, о нетворкинге, об услугах. У Вашей аудитории не должно оставаться белых пятен после получения информации о предстоящем мероприятии. Честность и открытость – лучший маркетинг. Не теряйте связи со своей аудиторией.
12. Разместите информацию о преимуществах Вашего мероприятия. Продвигая свое событие, расскажите своей целевой аудитории что нового они узнают на Вашем мероприятии, кто его посетит, кто будет основными спикерами.
13. Используйте хештеги. Работайте и продвигайте свое мероприятие в социальных сетях, используйте свои уникальные хештеги для продвижения.
14. Вовлекайте лидеров мнений в продвижение вашего мероприятия.
15. Используйте онлайн регистрацию.
16. Привлекайте партнеров. Приглашайте партнеров для продвижения вашего мероприятия и привлечения посетителей.
17. Вовлекайте спикеров. Социальные контакты спикеров могут быть для Вас так же прекрасным каналом коммуникации с потенциальными посетителями. Вовлекайте спикеров в продвижение вашего мероприятия.
18. Предлагайте скидки на ранние покупки билетов. Билеты типа early-bird – прекрасная возможность привлечения посетителей на мероприятие, а также раннего получения оборотных средств.

Команда


19. Делегируйте ответственность. В данной ситуации размер Вашего бизнеса не играет первостепенную роль, старайтесь всегда делегировать ответственность. Позволяйте персоналу контролировать те области задач, которые им интересны.
20. Запрашивайте обратную связь. Спрашивайте свою команду о том, что они думают относительно организации мероприятия. Всегда будьте готовы к негативной обратной связи и рассматривайте ее с конструктивной позиции.

День мероприятия


21. Всегда все держите под контролем. Убедитесь, что Ваша аудитория получает СУПЕР опыт, который выше их ожиданий. Это важно даже в мелочах.
22. Ваша энергия заразительна. Ваши посетители в большей части будут заряжаться Вашей энергией на протяжении всего мероприятия. Будьте динамичны, наслаждайтесь и будьте позитивны и внимательны. Пусть реакция посетителей будет для Вас барометром. Общайтесь с аудиторией, спрашивайте все ли им нравится. Если все идет хорошо или что то пошло не так, Вы непременно об этом узнаете через общение. Всегда задавайте себе вопрос: Насколько происходящее релевантно для аудитории?

План «Б».
До дня мероприятия представьте себе его до мельчайших деталей. Шаг за шагом на листе бумаги в первую колонку запишите все, что может пойти не по плану, во второй колонке напишите ваш план «Б».

Больше полезной информации ищите на сайте TicketForEvent