План подготовки бизнес мероприятий: шпаргалка для event-менеджера
Шпаргалка для event-менеджера поможет все держать под контролем
Подпишись на самые свежие новости
Write Close
Close
Будь первым, кто узнает ВСЕ :)
Успех каждого бизнес мероприятия начинается с правильно оформленного плана действий. Поэтому к вопросу предварительной подготовки нужно подойти очень серьезно. Разработанная для Вас шпаргалка поможет избежать многих ошибок, уделяя внимание каждой мелочи. Ведь не зря говорят: «большой успех состоит из мелочей».

Опираясь на нижеприведенные пункты, получится создать мероприятие не просто на все 100%, а даже немножечко больше.

1. Формирование команды и распределение ролей
В организации команды важен каждый человек. Самое главное, что должен понимать любой участник процесса – это то, что у команды проекта единая цель. Все происходящее можно назвать театром, где актеры составляют единый организм, играют одну пьесу, однако каждый со своей ролью и ответственностью. Именно при таком подходе к проекту можно получить профессиональный продукт.

2. Выбор контента мероприятия
Проведите анализ и выясните предпочтение целевой аудитории – это поможет наполнить Ваше мероприятие актуальным и качественным контентом. Для массового и успешного проекта нужно понимать что волнует аудиторию, какие знания о мировых трендах она желает получить.

3. Утверждение бюджета
После того как сформирована команда и выбран контент, следует приступить к расчету бюджета. На данном этапе важно учитывать каждый сегмент, начиная от полиграфии заканчивая затратами на возможные форс-мажоры.

4. Подготовка к мероприятию
Это один из самых трудоемких пунктов подготовки события. Поэтому он будет состоять из нескольких подпунктов.

4.1. Выбор и подготовка локации
Контент и локация - это два этапа подготовки, тесно связанных между собой. Заранее нужно продумать как и куда гостям будет удобно добираться. А также не забыть о таких важных деталях:

● оформление локации;
● размещение обеденной зоны;
● место для нетворкинга и фотозоны;
● специально отведенная зона для партнеров;
● выбор подрядчиков для технического оснащение (звук и свет);
● боксы для зарядки гаджетов;
● качественный Интернет.
● зона для гардероба, (если мероприятие запланировано на осенне-зимний период).

4.2. Выбор спикеров
Пожалуй, один из самых важных пунктов подготовки Вашего мероприятия. Удачно подобранный спикер – это гарантированный интерес аудитории. Помните, что не всегда известные спикеры могут сделать Ваше событие незабываемым и запоминающимся. Главное, на что нужно опираться - это знания и практический опыт, которые сможет дать спикер участникам Вашего мероприятия.

4.3. Выбор кейтеринга
К выбору кейтеринга нужно подойти с ответственностью, можно сказать, заказываем «как для себя». Ведь выбрав некачественный кейтеринг впечатление всего мероприятия будет испорчено, и исправить эту ошибку будет очень сложно.

5. Контроль
Безусловно, контроль процесса подготовки к мероприятию важен на каждом его этапе. Однако самой главной является финальная проверка готовности команды и локации к событию. В последние 24 часа нужно провести генеральную репетицию мероприятия, к которому шла такая долгая подготовка.

6. Личное присутствие на событии
Кто-то из организаторов может подумать, что личное присутствие не обязательно на самом мероприятии. Однако это не так. Ведь именно в этот день важна энергетика и созданная атмосфера. И конечно же всегда под рукой нужно иметь план «Б» - умение вовремя ориентироваться в форс-мажорных ситуациях. Ведь идеально проходящее мероприятие — это не всегда мероприятие без неприятных неожиданностей, а событие, в котором этих недочетов не заметно. Поэтому всегда есть возможность отрегулировать и подкорректировать все на месте.

Для начинающего event-менеджера важно вести чек-лист, контролировать каждый этап подготовки события, а также оперативно реагировать на любые изменения в ходе проведения мероприятия. Открытость и искренность - вот главные помощники в создании крепких отношений с Вашей аудиторией.