Организация
Ошибки на первом мероприятии
Ценный опыт для организатора
Первое мероприятие для большинства организаторов — слегка болезненный опыт, и неважно, сколько до этого тематической информации было прочитано. Но это нормально. Ошибки возникают на ровном месте, и только практика поможет отточить навыки. Важно держать в голове цельную картину, сфокусироваться на приоритетах и не паниковать.

Можно учиться не только на собственных промахах, но и на опыте других. Рассмотрим восемь распространенных ошибок, с которыми зачастую сталкивается организатор-новичок.


Планируете в последнюю минуту

Распространенная ошибка, которую допускают организаторы-новички. «Сделаю завтра» — фраза, которая ведет в никуда. Составление программы, поиск помещения и подрядчиков, общение с докладчиками и другими участниками, маркетинг — работы с головой. Чем раньше начнете, тем больше успеете.


Берете на себя больше, чем можете сделать

Важно делегировать часть задач, чтобы эффективнее готовиться к проведению события. "Один в поле не воин", и это утверждение более чем справедливо для организатора мероприятий. Убедитесь также, правильно ли распределены обязанности. Когда каждый занимается тем, что умеет, подготовка проходит гладко. Приглашайте волонтеров, подключайте друзей и знакомых — вместе веселее, быстрее и надежнее.



Думаете, что подготовка пройдет быстро

Лучше предположить, что финальные действия по организации займут как минимум вдвое больше времени, чем вы думаете. Кажется, закон Мёрфи («если что-то может пойти не так, оно пойдет не так») идеально сочетается с этим этапом — всё ломается, взрывается, забывается, помощники опаздывают... Особенно если это первый ивент — волнения не избежать, а когда теряешь самообладание, теряешь и бдительность. Сделайте себе подарок и имейте в запасе немного дополнительного времени — если подготовка пройдет как нужно, получите время для отдыха.


Перегружаете график

То, что кажется логичным и правильным, может быть «злом» для гостей. Вы подготовили интенсивную программу мероприятия, в которой докладчики выступают практически без остановок. Кажется, что посетители по достоинству оценят обилие ценной информации — в конце концов, ради этого всё и организовывалось, разве не так? Но чрезмерная плотность событий только оттолкнет — уставшие гости будут думать лишь о том, как бы уже вернуться домой. Убедитесь, что у людей будет время на общение друг с другом, потому что некоторый процент участников пришел как раз за полезными связями, на кофе-брейк, перекус и просто чтобы отдохнуть и освежить голову.

Хотите, чтобы посетители вернулись на следующее мероприятие — поставьте себя на их место и с умом распределяйте график.

Еще один способ позаботиться о времени и нервах гостей — провести быстрый чек-ин на входе с TFE Check-In и избавить людей от необходимости стоять в долгой очереди.


Несерьезно относитесь к бюджету

Оценка бюджета — то еще испытанием для организаторов, даже для профессионалов. Бывает сложно предвидеть, во сколько действительно обойдется событие, и вы рискуете потратить больше денег, чем планировалось. Чтобы этого избежать, составьте детальный план бюджета. Не лишним будет добавить 15-20% от запланированной суммы на непредвиденные расходы.


Недооцениваете общение

Зачастую то, что для одного человека кажется простым, другого выбьет из колеи. Поэтому чаще общайтесь с командой и волонтерами, чтобы знать наверняка, что вас правильно поняли, а если это не так — что еще есть время на исправление.


Убедитесь, что все участники команды имеют доступ к информации. Реагируйте без промедления на вопросы или замечания людей. Хорошей практикой станут регулярные собрания, где каждый получит возможность обсудить спорные вопросы и высказать свое мнение относительно проведения события. Также вовремя оповещайте партнеров об обновлениях. Пусть каждый участник чувствует, что он может в любой момент обратиться к вам с вопросом и оперативно получить ответ.


Упускаете непредвиденные обстоятельства

Главное правило любого мероприятия — что-то обязательно пойдет не так. Здравый реализм еще никого не подводил — непредвиденные обстоятельства случаются даже у профи с многолетним опытом. Поскольку организация мероприятия многоуровневый процесс и в нем участвует много людей, никогда не знаешь наверняка, что выйдет из-под контроля. Не стоит винить себя и опускать руки в самый разгар подготовки. В ваших силах предотвратить грядущую катастрофу — сохраняем спокойствие и действуем по обстоятельствам.


Игнорируете отзывы

Не делаете шагов к получению обратной связи? Рискуете остаться без ценной информации от посетителей и партнеров. Взгляд со стороны важен для работы над ошибками — а это ну очень критично для следующих мероприятий. О том, что еще важно сделать после ивента — читайте здесь.

Ошибки — ценный инструмент развития. Каждое проведенное мероприятие будет приносить больше опыта и знаний — не останавливайтесь и уверенно двигайтесь к поставленным целям. Успехов!


Подпишитесь на рассылку