Советы
Как составить бюджет мероприятия, ничего не упустив?
Бюджет мероприятия. Что важно знать организатору?
Продуманный и грамотно составленный бюджет — ключ к успешному мероприятию и уменьшению уровня стресса для организатора.

Разработайте свой шаблон бюджета с учетом затрат на возможные форс-мажоры и никогда не упускайте мелочей из виду. Ведь мелочи не играют решающей роли, они решают все.

Мы познакомим dас со своими рекомендациями и основными статьями расходов, которые могут стать основой для вашего шаблона бюджета:

1. Площадка для проведения мероприятия

В этот блок расходов необходимо включать стоимость аренды площадки, уборку помещения после завершения мероприятия, монтаж и демонтаж оборудования, декоративных элементов, затраты на звук и освещение. Продумайте все возможные затраты, которые может потребовать площадка, где будет проходить ваше мероприятие.

2. Спикеры

В этой статье расходов необходимо учесть все затраты, связанные с приглашением спикера на Ваше мероприятие: оплата выступления, затраты на трансфер, оплата проживания (если необходимо), питание и прочее. Выбор спикеров напрямую зависит от тематики вашего события, от длительности мероприятия и масштабности — поэтому не всегда данная статья расходов будет дорогая.

3. Персонал

Указанная статья расходов включает в себя оплату труда обслуживающего персонала, грузчиков, фотографов, службы охраны, администраторов помещения, звукорежиссеров и других сотрудников, которые потребуются вам для комплексной организации мероприятия. Также необходимо учесть премии и выплаты членам вашей команды, которые принимают участие в организации мероприятия.

4. Брендирование площадки и раздаточного материала

Расходы на оформление помещения в стиле вашего мероприятия: фотозона, буклеты с программой проекта, бейджи, блокноты, афиши. Затраты на подарки и сувениры для каждого участника также важно учесть в бюджете мероприятия. Некоторые статьи расходов из данного блока могут показаться вам незначительными, однако мы рекомендуем не игнорировать их и включить при планировании бюджета.

5. Кейтеринг

Если вы решили воспользоваться услугами кейтеринга — это еще одна большая статья расходов, которую необходимо запланировать. Сейчас на рынке представлено огромное количество разнообразных компаний, которые оказывают такую услугу. Также вам необходимо позаботиться о наличии точек с кофе и водой. Решение за Вами, будут ли обеды и напитки платными или будут входить в стоимость билета.

6. Продвижение мероприятия

В данную статью расходов войдет стоимость на email-рассылки, продвижение мероприятия в социальных сетях и других онлайн и оффлайн-каналах. В этот блок расходов рекомендуется также включить затраты на расчеты с партнерами, если вы пользовались их услугами для расширения каналов реализации билетов на ваше мероприятие.

7. Форс-мажоры

Сложно сказать сколько средств заранее нужно выделять на эту статью расходов, все зависит от времени года, места проведения, участников мероприятия. К примеру, если событие проходит в теплое время года на открытой площадке, нужно учитывать то, что может резко измениться погода и посетителей придется перемещать в помещение, или организовывать наличие укрытий. То есть, ваша задача предусмотреть все потенциально возможные риски и учесть расходы на переход к плану "Б".

8. Мобильное приложение вашего мероприятия

Хотите максимального вовлечения вашей аудитории? Включите в бюджет мероприятия расходы на разработку мобильного приложения.


План-бюджет стоит разделить на планируемые траты и фактические. Соответственно, планируемые будут известны в начале составления бюджета, а вот факт лучше всего фиксировать по мере реальных трат. Также советуем и сводить баланс два раза: первый раз перед событием, когда уже все закуплено, а второй после проведения мероприятия — с учетом абсолютно всех расходов включая форс-мажоры.

Колонку по фактическим затратам стоит расположить рядом с планируемыми расходами, это покажет, что же получилось в итоге. Таким образом это поможет вовремя принимать решение какую статью расходов нужно сокращать, и в будущем более точно планировать бюджет.

И последнее: при фиксации запланированных и фактических сумм, следует указывать полные цены с копейками, не округляя их. Это поможет видеть реальную картину плана и факта, ничего не потеряв.

Надеемся, что информация была полезна для вас и составленный Вами план-бюджет будет помощью в проведении не одного успешного мероприятия.
Подпишитесь на рассылку