Организация
Как снизить стресс на мероприятии для посетителя
Моральный комфорт ваших гостей на ивенте. 7 практичных советов
Много ли вы думаете над тем, как сделать пребывание посетителей вашего мероприятия комфортным? Как правило, во время подготовки ивента организатор поглощен вопросами логистики, стараясь создать безупречное путешествие для гостя. Также есть соблазн приправить посещение какими-то необычными моментами — например, неожиданным представлением.

Однако, таким образом можно неумышленно проигнорировать чувство комфорта, которое должно обеспечить ваше мероприятие. Посещение мероприятия может быть захватывающим действием, но также это приносит много стресса.

Всё начинается с «логистического» стресса: как найти помещение, как правильно зарегистрироваться, сколько придется ждать, чтобы пройти чек-ин, где и как напечатать бейдж и множество других мелких вопросов. Можно подумать, что это второстепенные проблемы, однако рой подобных мыслей однозначно повысит уровень стресса ваших гостей, сделает их более нервными и напряженными.

Второе: всегда есть страх неизвестного, который обычно проявляется, когда участникам необходимо работать в группах, участвовать в играх-ледоколах или взаимодействовать с незнакомыми людьми. Эти события могут закрепить тревожность.

Третье: мероприятия забирают много энергии. Активное слушание докладчиков, большой объем новой информации, которую нужно запомнить, заметки, нетворкинг, вопросы… Всё это требует активной работы мозга, и посетители к концу дня будут чувствовать себя истощенными.

Что вам следует предпринять? Как вы можете повлиять на то, чтобы посетители чувствовали себя более расслабленно?

Облегчите логистику

Сколько времени потребуется посетителям для того, чтобы зарегистрироваться на мероприятие? Как легко добраться до места проведения? Как долго по времени займет чек-ин?

Задайте эти и подобные вопросы: они помогут вам понять все проблемные области, с которыми могут столкнуться ваши посетители. Чем больше непонимания возникает в поиске ответа, тем больше усилий следует приложить для того, чтобы улучшить ситуацию.

Предложите меньше вариантов для выбора

Конечно, здесь можно поспорить — ведь чем больше опций вы предлагаете, тем интереснее и насыщеннее будет опыт посетителей. Поставьте себя на место вашего потенциального гостя. «К какой категории посетителей из 30-ти я отношусь? Какую из 20 сессий следует посетить?» Человек в лучшем случае ткнет наугад, в худшем — испугается и закроет окно с покупкой билета.

Не затягивайте с чекином. Только представьте себе: человек, окрыленный радостью от предстоящего события, бежит к месту проведения и — натыкается на огромную очередь перед собой, которая к тому же еще и медленно продвигается. Какие эмоции он испытает? Наверняка не самые приятные. Всё дальнейшее событие уже тоже не так привлекает. Чтобы не допустить такого исхода, проводите быстрый контроль на входе — например, с помощью TFE Check-In.

Подавайте знакомую еду

Местное ли это мероприятие или незнакомое — когда дело касается кейтеринга, мы все хотим впечатлять. От фуршета, в котором все едят руками, до молекулярной кухни — нет недостатка в том, чтобы удивить посетителей вкусными угощениями. Но странная или совсем незнакомая еда не всегда правильный выбор.

Иногда гости будут не в настроении экспериментировать и захотят перекусить чем-то знакомым.

Конечно же, если у вас есть возможность, не ограничивайте себя в выборе блюд для фуршета, но убедитесь, что всегда есть несколько известных и знакомых вариантов на выбор.

Подготовьте зону отдыха

Перемещение по площадке с разными активностями может быть утомительным. Людям нужно пространство, куда они смогут сбежать, чтобы перезарядиться.

Чтобы дать гостям то, что им нужно и помочь им чувствовать себя непринужденно, организуйте место для отдыха, с теплым светом и удобной мебелью.

Создайте дружественную программу мероприятия

Есть вещь, которая точно станет причиной усталости ваших посетителей — перенасыщенный график. Чем больше событий туда будет включено, тем выше «угроза».

Необходимость бегать с одной сессии на другую без перерывов будет мешать гостям чувствовать себя комфортно, а, следовательно, не получат сполна удовольствия от ивента. Чтобы этого не произошло, сделайте ставку на качестве, а не количестве: пусть активностей будет меньше, но у людей будет возможность успеть всё, не переживая о времени. Обязательно делайте перерывы между сессиями — пусть у посетителей будет возможность выпить кофе, обсудить с другими участниками впечатления от увиденного или услышанного и немного отдохнуть ментально.

Не заставляйте посетителей участвовать в активностях

Один из самых больших источников стресса для посетителя — необходимость взаимодействовать с другими участниками или активничать. Например, модератор или спикер может попросить посетителей ответить на вопросы или взять микрофон и прокомментировать тему. Респондент выбирается по принципу рандома — ему передается микрофон или бросают мячик (другой мягкий предмет). Это может негативно сказаться на психологическом состоянии застенчивых гостей, которые пришли просто послушать и в планы которых не входило общение. Поэтому, если вам так важно получить комментарии, предложите заполнить онлайн-форму. Также спикер может не выбирать случайного человека, а спросить, хочет ли кто-либо из зала пообщаться.

Познакомьте публику с дыхательными упражнениями

Через минуты и даже секунды после сессии круглого стола или основного доклада ваши посетители будут в своих телефонах и компьютерах, отвечая на важные письма по работам и удаленно выполняя задачи коллег. Если вы хотите создать настоящий дзен для гостей, проведите несколько дыхательных упражнений. Это поможет избавиться от внешнего стресса, успокоиться и настроиться на «продолжение банкета». Хорошо работает способ дыхания «4-7-8». В течение четырех секунд вдыхайте, задержите дыхание на семь секунд, на протяжение восьми секунд выдыхайте.

Вам как организатору важно знать, что посетители мероприятия чувствуют себя комфортно, спокойно и получают максимум удовольствия от посещения. Обязательно продумайте план действий, которые помогут обеспечить безупречный опыт гостей.


Подпишитесь на рассылку