Организация
Как провести благотворительное мероприятие
10 важных аспектов, которые следует учесть при организации
Благотворительные мероприятия — популярная форма сбора средств. Основная цель таких ивентов — вдохновить других людей на пожертвования, участие и осведомленность в определенных проблемных вопросах. Например, это может быть помощь тяжелобольному человеку, приюту для бездомных животных или экологическим организациям — собранные деньги будут так или иначе использованы с пользой. Такие ивенты могут оказать весомый вклад, но в то же время бывают трудоемкими и дорогими. Успех мероприятий зависит от тщательной подготовки.

Вот 10 самых главных пунктов, которые нужно включить в свой план подготовки.

Замысел

Прежде чем приступить к подготовке, нужно решить, какая у мероприятия цель. Ивент проводится только для сбора средств или у него есть и другие цели? Например, в некоторых случаях получение публичной огласки является не менее важным фактором успеха, чем собранные деньги. У многих благотворительных мероприятий зачастую больше одной задачи. Выяснение деталей мероприятия будет зависеть от того, каких целей вы стремитесь достичь.

Цель сбора средств

Совместно со своими партнерами и командой вы должны решить, какую сумму денег планируете собрать на мероприятии. Это число должно отражать реальную прибыль — то есть, следует учесть и вычесть расходы на организацию ивента.

Бюджет

Каждый план благотворительного ивента должен содержать полный бюджет с перечислением всех расходов, которые потребуются для проведения мероприятия. Сюда входят расходы на персонал, приглашения, аренду помещений, питание, развлечения, транспорт, безопасность, коммунальные услуги и все остальное, что потребуется для успеха мероприятия. Убедитесь, что есть определенная сумма на случай непредвиденных расходов.

Лидерство

В рамках вашей благотворительной кампании на может быть организован так называемый принимающий комитет. Его представители ответственны за то, чтобы внести существенный вклад в мероприятие и поощрять других делать то же самое. Как правило, комитет состоит из крупных благотворителей, бизнес-лидеров или местных знаменитостей. Эти люди не несут ответственности за фактическое проведение мероприятия, но являются неотъемлемой частью успешного сбора средств.

Целевая аудитория

Кто является целевой аудиторией вашего мероприятия? Это общий сбор средств, куда будут приглашены все желающие? Или ивент будет нацелен на определенную группу — бизнесмены, родители, молодые специалисты? Вкратце, нужно решить, кого вы хотите пригласить на мероприятие — от данной информации будет зависеть программа вашего ивента.

Установка

Ваш персонал должен спланировать организацию ивента заранее. Подготовка включает в себя все детали обычного ивента: где будет, что предусмотрено на фуршете, будет ли развлекательная программа, дресс-код? Эти и другие вопросы нужно тщательно обдумать и постараться предусмотреть все возможные варианты.

Маркетинг

Как и новый продукт, вашему мероприятию потребуется агрессивное продвижение для целевой аудитории. Ваша задача — убедить людей, которые вас поддерживают, что ваши организация и ивент достойны их времени и денег. Составьте целый маркетинговый план для события. Возможные методы продвижения включают в себя: рекламу в соцсетях, приглашения по почте, прямую почтовую рассылку, сарафанное радио и реклама по каналам поддержки в виде комитета.

Продажи

После того, как озвучено намерение провести ивент, подумайте о том, как будут проходить продажи билетов (если мероприятие платное) или как будут приниматься пожертвования. Решите, будут ли предусмотрены различные уровни взноса на событие (например, единая цена на билет, VIP-билеты и т.д.). На данном этапе следует понимать, кто будет заниматься продажей билетов, как они будут доставляться, а также кто возьмет на себя ответственность за организацию поступающей информации.

Для продажи билетов выберите платформу, которая поможет вам не выходить за рамки бюджета — например, онлайн-сервис Ticketforevent. Если плата за вход не предусмотрена, пользование сервисом бесплатно.

Практика

Важно, чтобы все, кто задействован в данном мероприятии, заранее знали, каковы их обязанности во время проведения и как будет проходить ивент в целом. Если вы проводите крупное или необычное мероприятие, сотрудники могут захотеть провести «репетицию», которая поможет вам убедиться в том, что все пройдет гладко.

Благодарности

Довольно часто участники и волонтеры благотворительных мероприятий жалуются, что не получают простого спасибо за их вклад. Убедитесь, что у организации найдется время разослать благодарственные письма каждому участнику процесса, включая спонсоров, волонтеров, команду, поставщиков — все эти люди старались для добрых целей. Почему бы не поблагодарить их за это?



Подпишитесь на рассылку