Организация
Как не забыть о важном?
Чек-лист, чтобы помнить всё
Независимо от того, проводите вы первое мероприятие или пятидесятое, планирование событий — всегда стрессовый опыт. Но, к счастью, можно упростить себе работу. Например, выбрав платформу для продвижения мероприятий и продажи билетов или воспользовавшись советами нашего блога (например, как заявить о своем мероприятии). Вот еще порция полезной информации в копилку ответственного организатора — как правильно составить чек-лист.

Начинайте как можно раньше
Как только стало понятно, что мероприятие состоится, следует приступать к организационным моментам. Составлять список нужно как минимум за 4-6 месяцев до даты проведения.

1. Установите цели и задачи
  • Какова цель и тема вашего мероприятия?
  • Сколько людей вы хотели бы видеть в качестве посетителей?
  • Где находится желаемое место проведения?
  • Сколько вы хотите заработать?
  • Сколько будут стоить билеты

2. Сформируйте примерный бюджет
Воспользуйтесь подсказками блога Ticketforevent, чтобы эффективно составить план расходов.

3. Выберите дату
Постарайтесь подобрать удобный для потенциальной публики день и охватить таким образом больше посетителей

4. Выберите место, помещение и подрядчиков
  • Какое место больше всего подойдет под мероприятие?
  • Будет ли посетителям удобно добираться?
  • Хватит ли всем места?
  • Нужен ли Wi-Fi?
  • Есть ли в выбранном месте вся необходимая инфраструктура?

5. Найдите спикеров
  • Приступите к поиску докладчиков, чьи темы интересов совпадают с темой вашего мероприятия
  • Просмотрите список еще раз, присматриваясь к каждому из потенциальных спикеров с точки зрения публики
  • Время предлагать сотрудничество

6. Приступайте к поиску спонсоров
  • Определите, что вы можете предложить партнеру
  • Найдите спонсоров, которые уже сотрудничали с подобными вашему мероприятиями
  • Составьте список конкретных лиц
  • Определите рыночный курс вашего спонсорского пакета

3 месяца до мероприятия: погружаемся в организацию
Вы в общих чертах подготовили свое мероприятие, и теперь необходимо обновить бюджет с учетом последних оценок и расценок.

7. Определитесь с составом спикеров
  • Составьте конечный список участников
  • Получите информацию и фото
  • Позаботьтесь о транспорте и жилье для докладчиков, если в этом есть необходимость

8. Уладьте дела с финансами
  • Выберите билетный сервис
  • Определите спонсорский взнос
  • Установите цены на билет (разбейте на категории, если это предусмотрено)

9. Не забывайте о виртуальности
  • Создайте сайт мероприятия или обновите уже существующий
  • Убедитесь, что сайт справится с резким увеличением трафика
  • Проверьте адаптивность дизайна под различные устройства (сайт должен выглядеть хорошо как на компьютере, так и на экране смартфона или планшета)
  • Подключайте email-маркетинг и социальные сети
  • Сделайте ранние покупки билетов более привлекательными для пользователей
  • Активно ведите блог
  • Создайте промо-видео

10. Продвигайте оффлайн
  • Постеры, баннеры, реклама в метро — а что ближе вам?
  • У вашего мероприятия есть маскот (персонаж-талисман)? Пригласите аниматора и организуйте "живую рекламу"

11. Утвердите детали по месту проведения
  • Самое время проверить, все ли в порядке с юридической точки зрения: специальные разрешения, лицензии, страхование и прочее
  • Обсудите фуршет с кейтеринговой компанией
  • Переговорите с охранной службой
  • Составьте план расстановки (схему зала)

12. Набросайте расписание
Возможно, сейчас будет немного сложно составить четкий график, но примерный план событий поможет вам структурировать уже имеющуюся информацию.

2 месяца до мероприятия:

13. Напомните о дне Х:
  • Посетителям
  • Спикерам
  • Спонсорам
  • Подрядчикам

14. Еще больше рекламы
  • В социальных сетях
  • В блоге
  • Через рассылку
  • Через сервисы google

1 неделя до мероприятия

15. Завершите оформление расписания
  • Убедитесь, что у всех людей, которые участвуют в проведении мероприятия, одинаковое расписание

16. Подтвердите сроки для каждого из подрядчиков
  • Кейтеринг
  • Поставка оборудования
  • Декорирование
  • Другие службы, с которыми вы сотрудничаете

За день до мероприятия

17. Проведите последние приготовления
  • Репетиция
  • Расположение фурнитуры, стендов
  • Соответствие зала разметке

18. Финальное промо
  • Письмо
  • Пост в соц. сети
  • Приглашение представителей медиа

После проведения мероприятия

19. Проведите комплекс действий
Подробнее о действиях после события мы писали здесь.

20. Отметьте успех с командой
Вы прошли вместе нелегкий путь, поздравляем. Почему бы не отпраздновать?


Подпишитесь на рассылку