Тренды
Диджитализация и мероприятия
Как организатору воспользоваться преимуществами технического прогресса в организации ивента
Глобальная ивент-индустрия растет всё больше каждый год. А с ней увеличивается необходимость в технологиях, которые будут способны отразить потребности и ожидания посетителей. Как отойти от консервативной модели проведения мероприятий и улучшить опыт пользователей?

Отказ от бумажных брошюр

Брошюры, флаеры, стикеры и другой раздаточный материал — дешевый и доступный способ продвижения, которым активно пользуются организаторы. Но это не так уж необходимо посетителям: после окончания мусорные корзины возле места проведения заполнены всеми этими бумажками. И хорошо если они были прочитаны до этого.

Несмотря на это, есть большой соблазн вернуться к этому способу продвижения, ведь чем больше заказ на печать, тем дешевле получается цена. Но подумайте вот о чем: каждый килограмм флаеров это 1,5 кг углекислого газа. Для производства бумаги требуется большое количество ресурсов — дерева и воды, а также задействованы транспорт и переработка. И это все ради нескольких секунд, которые потратят люди, чтобы просмотреть ваше объявление. Ко всему прочему, вы не можете знать наверняка, кто смотрел, а кто нет.

Здесь вступает диджитализация. Есть бесчисленное количество простых и эффективных решений для замены флаеров и брошюр. Люди постоянно пользуются интернетом в смартфонах или на компьютере. Вместо раздаточных бумажных материалов используйте приложение мероприятия, цифровые вывески, имейл-маркетинг и социальные сети. Преимущества: действия в сети возможно оценить, удобно использовать и нет необходимости перепечатывать тысячи бумажек, если произошли изменения в верстке объявления.

Связь и wi-fi

Практически каждое мероприятие зависит от качественного интернета, потому что есть необходимость в показе контента. Чтобы подсчитать, какая скорость потребуется, нужно знать приблизительное количество посетителей и устройств, которым потребуется доступ, и с какими целями они будут его использовать.

Также подключение к сети — еще одна дополнительная возможность прорекламировать спонсора или бренд. Просто пропишите его название в имени сети, к которой будут подключаться люди, или разместите рекламный баннер и показывайте при подключении.

Внедрение мобильного приложения

Приложения пока еще не ассоциируются у людей с базовыми потребностями бизнес-мероприятия. Когда пользователь слышит это слово, он обычно думает о средстве связи (Фейсбук или Вайбер) или о развлечениях (игры). Тем не менее, люди не разлучаются со смартфонами, поэтому на данном этапе разработка приложения под мероприятие — хороший способ продвижения.

Некоторые организаторы беспокоятся о том, как люди воспримут приложение и будут ли им пользоваться. В частности, это касается более старшей аудитории. Но в целом мы по натуре своей существа любопытные и нас привлекает что-то новое и необычное. Уровень вовлеченности с приложением достигает отметки 70-100%. Принятие также особенно высоко, если приложение необходимо для интерактивных функций, таких как опросы в реальном времени, или если оно содержит полезный контент — расписание докладов, схему зала, документы и другое.

Нетворкинг

Знакомство с новыми людьми для многих представляет собой большую сложность. Поэтому ключевой задачей мероприятия является предоставить возможность людям с одинаковыми интересами встретиться и наладить связи. Доступные онлайн-форматы и сокращение бюджета на поездки способствуют тому, что деловые мероприятия в режиме оффлайн должны бороться за посещаемость как никогда раньше. Несмотря на цифровые сети, общение лицом к лицу по-прежнему является # 1 причиной, по которой люди посещают мероприятия. Часто мелочи мешают успешному сотрудничеству. К счастью, их так же легко преодолеть.

Например, бейджи висят слишком низко или размер шрифта слишком маленький, на бизнес-карточках нет фото или организатор не предоставил достаточно времени и пространства для общения. Здесь могут помочь технологии. У большинства профессионалов есть личная страница в LinkedIn — просите новых знакомых вписать их имена и сразу же добавляйтесь друг к другу.

Приложение мероприятия может помочь с нетворкингом до, на протяжении и после ивента. Как это можно реализовать? Как и в LinkedIn, каждый участник создает профиль, в котором указывает информацию о своей профессиональной деятельности. После этого он видит профили других участников, что поможет им найти правильных людей, с которыми можно пообщаться. Также добавьте чат и форум.

Приложения для управления событиями

Подавляющее количество организаторов мероприятий до сих пор пользуются Excel для планирования. Это во многом удобный и полезный инструмент, однако на сегодняшний день существует множество различных специализированных приложений — каждое из них предлагает более гибкие возможности. Определите области для улучшения и используйте интеграцию с инструментами, с которыми вы уже работаете.

Подарки

Сегодня практически ни одна конференция или серьезное событие из сферы бизнеса не проходит без подарков участников. Это отличный повод выразить благодарность всем участникам за то, что они посетили ваше мероприятие. Проблема в том, что обычно в качестве подарков выступают одни и те же вещи: ручки, шоколадки, фонарики, зажигалки, блокноты и другие подобные предметы, которые потом так и остаются лежать в пакетах. К тому же, вы потратите время на комплектацию каждого набора.

Попробуйте другой подход: предложите посетителям цифровую копию книги, ваучер на скидку, билет, а еще лучше — позвольте им выбрать самостоятельно. Можно включить и физические предметы, но так вы точно будете уверены, что человек, выбирая ручку или блокнот, действительно в них нуждался. У цифровых продуктов есть и другие преимущества. Такие подарки можно кастомизировать, если разделить посетителей на группы, а затем анализировать, что распространилось.

Порой изменения пугают людей, да и адаптироваться к переменам зачастую бывает очень сложно. Процесс диджитализации должен протекать мягко. Главное — не торопить события и постепенно задействовать те или иные технологии. Успехов!


Подпишитесь на рассылку