Организация
Чек-лист для бизнес-мероприятия
Инструкция по проведению безупречного ивента
Все существующие бизнес-структуры рано или поздно сталкиваются с необходимостью проводить деловые мероприятия. С помощью различных событий владельцы или представители компаний имеют возможность представить бренд более широкому кругу, обменяться знаниями и опытом, наладить новые контакты. Бизнес-мероприятия проводятся компаниями, чтобы достичь так называемых бизнес-целей. У каждой организации — свои задачи, которые необходимо решить. Приведем еще несколько примеров таких целей:

  • Работа с имиджем компании: создание, укрепление, поддержание;
  • Привлечение новых бизнес-партнеров или клиентов;
  • Удержание уже существующих клиентов;
  • Повышение узнаваемости бренда;
  • Запуск нового продукта на рынок
Определив текущие потребности конкретного бизнеса, организатору проще понять, какого вида мероприятие уместнее провести.

Виды бизнес-мероприятий:

  • Конференция
  • Выставка
  • Встреча
  • Конвенция
  • Корпоративное мероприятие
  • Запуск продукта
  • Деловое путешествие (деловой туризм)
  • Конгресс

Ticketforevent подготовил чек-лист для бизнес-мероприятия, с помощью которого организатору будет несложно провести событие любого масштаба и достичь поставленных бизнес-целей.

Создание плана мероприятия

  • Определить цели и задачи
  • Конкретизировать целевую аудиторию
  • Создать тему мероприятия и общие представления о нем
  • Зафиксировать возможные даты проведения
  • Определить местоположение и варианты места проведения

Бюджет

  • Проанализировать бюджет прошедших событий
  • Сформировать цену на билеты
  • Структурировать бюджет (соотношение доходов и расходов, потенциальных и фактических)
  • Включить средства на покрытие прочих расходов
Партнерство


Выбор места проведения и маркетинг

  • Осмотреть места проведения мероприятия
  • Сузить выбор мест проведения
  • Создать сайт мероприятия
  • Продумать стратегию распространения билетов

Логистика

  • Наметить расписание мероприятия
  • Найти спикеров/докладчиков/артистов и подтвердить их участие
  • Собрать команду волонтеров
  • Рассмотреть и протестировать варианты декора и аудиовизуальной аппаратуры
  • Заказать вывески и рекламные материалы
  • Начать продвижение сайта

Две недели до проведения мероприятия

  • Начать установку оборудования
  • Назначить роли участникам команды и обучить волонтеров
  • Подтвердить участие поставщиков
  • Убедиться, что все предварительные платежи осуществлены
  • Собрать и провести инвентаризацию материалов, которые должны быть перевезены на место проведения
  • При необходимости распределить площадь помещения на функциональные зоны (лекция, кофе-брейк, лаундж-зона и прочее)
  • Провести тестовое мероприятие
  • Проработать план действий в случае непредвиденных обстоятельств

День мероприятия

  • Выполнить финальную проверку
  • Провести бриф для команды
  • Организовать пресс-конференцию
  • Назначить ответственного за активность в социальных сетях
  • Получить удовольствие от проведенного ивент

Проведение бизнес-мероприятий — сильная маркетинговая стратегия, которая может помочь компании значительно продвинуться вперед и достичь больших успехов в деловом мире.
Подпишитесь на рассылку